Posta elettronica e gestione dei clienti vanno strettamente a braccetto. Ancora adesso l’email è lo strumento più ampiamente usato per costruire e mantenere contatti con i lead e con i clienti. In quest’ottica diventa evidente come un’integrazione Dynamics 365 – Exchange sia strategica per migliorare i propri processi di business.

Può sorgere giustamente il dubbio: Dynamics 365 è già uno strumento a tutto tondo. Copre al 100% molti aspetti: marketing, vendite, customer service e altro ancora. Copre anche la mail. Perché vale la pena di aggiungerci servizi? Per 3 motivi:

  • Dynamics 365 è molto potente, ma su alcuni verticali ci sono software più potenti o facili da usare.
  • Le integrazioni aggiungono aspetti nuovi di Dynamics 365
  • Le integrazioni aiutano anche gli altri software attraverso le informazioni contenute in Dynamics 365!

Infatti quest’integrazione rende la propria posta elettronica un vero e proprio pezzo del CRM. Considerando che l’email è già usata dal 99% dei professionisti al mondo, sicuramente è un vantaggio da considerare. 

Exchange ma anche Outlook

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Exchange è il server e Outlook il client che amministrano posta elettronica e calendario. Insieme fanno un’accoppiata fondamentale in tutti gli ecosistemi base Microsoft, per scambiarsi messaggi e appuntamenti. Se per l’impresa la posta elettronica è qualcosa che conta nel marketing e nelle vendite occorre considerare una possibile integrazione con il CRM. Soprattutto quando più persone partecipano a un ciclo di vendita creando un thread multiplo che sarebbe difficile da tracciare. Oppure se l’email è uno di più mezzi con cui si fa leva su un singolo lead.

Es: Gli si invia una mail da parte di un commerciale, poi lo si chiama, poi gli si invia una mail da parte di un tecnico, in un unico ciclo di vendita. E poi magari si fissa un appuntamento.

Il pensiero che viene è che basterebbe mantenere tutti i contatti nella conversazione in Cc o in Ccn, ma non possiamo chiedere di farlo al cliente. Quindi si rischia di perdere informazioni oppure di non seguire linearmente il processo di vendita, perdendo tempo. Tutte cose che non aiutano a vendere con successo. Siccome è impossibile creare un thread unificato fra tutti i partecipanti alla trattativa, è qui che subentra il valore del CRM.

 

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Easy and useful

Catturare le conversazioni email e associarle a un contatto in Dynamics 365 è molto utile e dà risultati molto intuitivi.

Molto utile perché le conversazioni sono informazioni fondamentali che vanno a integrare un profilo di acquirente. Dynamics 365 fa si che tutto quello che accade, a prescindere da chi sia l’autore o la natura del contatto (email/appuntamento/telefonata), si trovi in un unico luogo: nel profilo del lead. Quindi mantiene un archivio ordinato anche quando più persone parlano in diversi modi con un lead.  Molto ordine e cattura automatica delle conversazioni.

I risultati invece sono molto intuitivi perché l’utente non deve fare niente. Le conversazioni di posta vengono trackate entrando direttamente nel luogo più intuitivo per ritrovarle, cioè il profilo del cliente. E questo viene fatto in autonomia. Le funzionalità creano aree di approfondimento che portano direttamente ai profili dei contatti oppure agli stati del processo di vendita. Vengono esposte, sempre automaticamente le informazioni sul cliente o il lead. Invece di vedere solo nome e email, spuntano fuori tutte le informazioni utili a capire lo stato della vendita.

Attraverso Outlook si possono sincronizzare contatti, appuntamenti e impegni dal calendario al CRM. Si genera anche un’interfaccia in più in Outlook che consente di navigare i dati senza aprire Dynamics 365. In pratica non si parlerà più di “contatti” sui generis, ma si potranno identificare con precisione, come aprendo il CRM: nome, ruolo, impresa, stato del processo di vendita eccetera. Insomma il CRM diventa un po’ più mail e la mail un po’ più CRM.

Punto extra: i programmi lavorano insieme in sicurezza e potenziandosi a vicenda anche perché sono tutti Microsoft. Tutto diventa un’unica piattaforma dove i programmi parlano facilmente fra di loro, creando un customer journey sicuro e in linea con il GDPR.