Quando più persone devono mettere mano a un numero limitato di liste di contatti occorre prendere delle precauzioni. Se, per esempio, una lista viene aggiornata manualmente da un comparto di un impresa (come il marketing) occorre che a tutti gli altri comparti sia messa a disposizione una lista identica. Altrimenti qualcuno lavora correttamente e altri no! Ma l’aggiornamento costa fatica, specie se i singoli elenchi sono spezzettati fra molti attori. Se state usando Outlook c’è un modo per condividere gli elenchi di contatti delle Outlook Web App veloce e automatico. Basta usare il proprio CRM Dynamics 365 coordinando gli elenchi con gli elenchi di marketing.

condividere gli elenchi di contatti delle Outlook Web App

Come condividere gli elenchi di contatti delle Outlook Web App

Condividere gli elenchi di contatti delle Outlook Web App consente a più utenti di utilizzare le stesse liste, garantendo a tutti gli utenti di usare quelle sempre aggiornate. Per fare ciò il comando dell’operazione deve essere dato da Dynamics 365, sfruttando un piccolo plugin.

Si sfruttano gli elenchi di marketing di Dynamics 365. Cioè quei gruppi di account, contatti o lead accomunati da caratteristiche definite (elenchi dinamici) o scelti manualmente dall’utente (elenchi statici). Nel momento in cui una persona appartiene a uno di questi elenchi, la piattaforma:

  1. verifica che il contatto abbia un’email;
  2. prende i dati di interesse dal profilo del contatto (tipicamente nome+cognome+email);
  3. crea un contatto analogo su Office 365 in una lista dal nome analogo;

Il tutto parte nel momento in cui l’utente clicca un pulsante di coordinamento nella ribbon di Dynamics 365, oppure a scadenze di aggiornamento regolare.

condividere gli elenchi di contatti delle Outlook Web App
Il pulsante Outlook al centro in alto viene aggiunto dal plugin

Il sistema consente all’utente di selezionare una o più liste specifiche da coordinare. Altrimenti dalla lista di marketing sul CRM nasce una lista di marketing sempre aggiornata sugli OWA di tutti gli utenti.

guide alle metriche di business

Vantaggi

Condividere gli elenchi di contatti delle Outlook Web App prima di tutto è facile. I due prodotti sono molto ben integrati (come anche Exchange) perché facenti parte della stessa galassia Microsoft.

  • Il coordinamento dei dati viene fatto in time real o quando desidera l’utente. Se il nostro marketing decide di aggiornare una lista, oppure i parametri definiti in una lista dinamica includono o escludono nuovi utenti, le liste nelle OWA si auto sistemano.
  • I dati vengono centralizzati. Al centro di tutto il sistema di gestione dei clienti ci dovrebbe essere un unico hub informativo. In modo da consentire il controllo e l’ordine. Dati che prima erano sparsi in tante diverse caselle Outlook Web App vengono raccolti.
  • La gestione della sicurezza e dei ruoli viene imposta da Dynamics 365. Dynamics 365 fa un ottimo lavoro per quanto riguarda i ruoli, attraverso una serie di permessi molto articolati. Anche la sicurezza è eccellente. Questo consente l’accesso a determinati dati soltanto alle persone giuste a seconda di criteri determinati centralmente. Senza l’aiuto del CRM questo sarebbe molto difficile da fare!

guida-alle-metriche-di-business