Il modo più semplice per spiegare come funziona e perché vale la pena di fare un’integrazione Dynamics 365 – ACG AS/400 è farlo con un esempio. Innanzitutto è utile una specifica: con il metodo che viene presentato, qualsiasi gestionale si può connettere a Dynamics 365. Ma ancora adesso gli As/400 sono tra i sistemi gestionali più diffusi tra le piccole medie imprese. Sono forti di una qualità che rimane da 30 anni e spesso anche mantenuti per una sorta di rassicurante tradizione. Dynamics 365 d’altra parte sta facendosi sempre più avanti come uno dei leader del mercato nell’automazione delle vendite e in tutti i settori correlati. Quindi vale la pena parlare di questo caso in specifico.
I due sistemi (ma in generale il CRM e l’ERP) però vengono trattati un po’ troppo spesso come due compartimenti stagni. Tutto quello che è del gestionale sta da una parte e tutto quello che è del CRM sta da un’altra parte. Però è un assurdo, visto che entro entrambi i sistemi generano informazioni utili a tutti e due. Dovendo scegliere se rischiare di far mettere mano al database del gestionale o impedire totalmente il dialogo fra i due software si preferisce la seconda opzione. Silenzio totale fra le piattaforme. Tipicamente c’è un impiegato incaricato di aggiornare una percentuale dei dati, spesso ridicola. Mentre la maggior parte delle informazioni restano lì senza che nessuno le guardi o le coordini fra i sistemi. E non sono informazioni di poco conto: parlo di clienti, pagamenti, fatture, backlog, magazzino e molto altro.
La terza via
Mettiamo i punti della sfida in chiaro:
- i commerciali per lavorare al meglio devono poter utilizzare una serie di dati che sono presenti solo nel gestionale
- i dati nell’AS/400 non devono essere toccati da persone diverse dall’amministrazione
- i dati in Dynamics 365 devono essere influenzati da quelli del gestionale e non viceversa
Quindi c’è una terza possibilità, rispetto alle due viste prima (mettere mano al database o mantenere le piattaforma distaccate). Cioè fare in modo che i dati del gestionale vengano esposti in sola lettura in Dynamics 365, ed eventualmente influenzino i dati del CRM. In questo modo qualunque modifica viene fatta nel gestionale influenza le vendite, assistendo i commerciali con dati sempre aggiornati. Nel frattempo la sicurezza è mantenuta: nessuno a parte gli amministratori dell’ACG possono mettere mano ai dati sensibili.
Per esempio: si preleva dal Gestionale la disponibilità in magazzino di un bene e la si espone in Dynamics 365. Il commerciale crea le opportunità di vendita basandosi sulle disponibilità, in modo che magazzino e vendite siano coordinati, ma i dati del magazzino può solo vederli.
Fino a qui, probabilmente, non era difficile immaginare una soluzione. Ma il vero problema è: come esporre i dati del gestionale, che hanno una forma tutta diversa dalle viste e dalle schede di Dynamics 365? La soluzione sta nella possibilità di inserire (con un orribile neologismo: embeddare) le pagine web in Dynamics 365. In ciascuna scheda cliente, appaiono tutti i dati relativi agli ordini che fa o che potrebbe fare. In parte generati dal CRM stesso, in parte prelevati dal AS/400, in parte da compilare a carico del commerciale responsabile.
Il vantaggio della visione
L’integrazione Dynamics 365 – ACG AS/400 per l’impresa ha significato un balzo nella qualità e quantità delle vendite. Le disponibilità di informazioni date hai commerciali hanno significato una serie di vantaggi:
- il backlog degli ordini, informazione che si trova solo nel gestionale, è finalmente esposta in chiaro, sempre e subito ai commerciali. In questo modo coordinano gli ordini recenti con le richieste arretrate e non perdono di vista ordini fatti anche anni prima.
- il magazzino è esposto, perché dal gestionale si prelevano gli articoli e la disponibilità. Così i commerciali possono aggiungere altro materiale alle vendite. Ma anche verificare che ci sia tutto quello che serve per completare un ordine.
- anche la solvibilità di alcuni clienti più sensibili viene mostrata. Molto importante per capire lo stato di salute dell’impresa prima di fare delle vendite e rischiare fatture insolute.
Il tutto si fa senza che il gestionale possa essere toccato dai commerciali. I dati vengono prelevati, esposti su delle tabelle costruite ad hoc e portati in Dynamics 365. Dynamics costruisce da solo i filtri che fanno emergere solo i dati rilevanti nel contesto. Cioè, per esempio, a partire da una scheda cliente, mostra solo i dati relativi a vendite e ordini di quel cliente. Questo chiaramente vale anche per il filtro imposto agli utenti venditori: solo a chi è assegnato il cliente è permesso vedere i dati ad esso relativi.
L’amministrazione dei permessi
Così si aggiunge un nuovo vantaggio. L’integrazione Dynamics 365 – ACG AS/400, oltre a dare visione dell’interno della “cassaforte” di dati che è il gestionale, funge da amministratore dei permessi. Cosa che altrimenti non sarebbe possibile con il solo gestionale. Linee di prodotto diverse e clienti diversi, significa permessi di vedere solo determinate cose.
Nel caso in questione l’integrazione ha anche consentito la creazione di ruoli gerarchici dove un singolo commerciale ha la responsabilità delle vendite di uno specifico prodotto. Quindi può vedere come i sui colleghi lo stanno vendendo e agire per migliorare le prestazioni commerciali, inserendo delle dinamiche di gamification.
Commerciali contenti, prestazioni migliorate, vendite salite, fatturato aumentato!
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