Con tutte le novità che ha portato il nuovo regolamento per la gestione dei dati, ci saranno da fare ancora un po’ di cose. Per lo meno fino al 2019. Ora il consenso al trattamento dei dati personali è diventato a sua volta un dato connesso ai profili personali. Quindi è fondamentale importare il consenso GDPR nel proprio CRM. Non solo è utile, è anche una cosa di grande valore. Perché consente anche di gestire il consenso GDPR in tutte le varie necessità di questo dato:
- se si imposta la scadenza del dato si può automatizzare immediatamente il rinnovo;
- se la persona modifica le sue preferenze, queste modifiche avvengono istantaneamente;
- nel momento in cui si hanno consensi al trattamento dati diversi, possono essere tutti gestiti singolarmente e automaticamente;
L’importante in tutto ciò è coordinare bene il dato con il proprio CRM.
Come importare il consenso GDPR nel CRM
Non è tanto una questione di cosa fare. I plugin consentono di gestire in quasi autonomia qualsiasi connessione. Piuttosto è il caso di pensare a qual è il modo migliore per farlo. La prima cosa da considerare è che occorre risparmiare sul tempo dedicato al data entry. Non si può fare data entry manuale per un dato del genere.
Ogni dato ha un costo in termini di tempo speso per acquisirlo e amministrarlo!
Siccome è un dato relativamente semplice ma che è obbligatorio raccogliere, l’amministrazione va fatta in modo attento. Il modo più semplice per importare il consenso GDPR è attraverso i form. Creando un form di raccolta dati che contiene anche il consenso si può fare in modo che tutto il “pacchetto” entri direttamente nel CRM. In questo modo nome del soggetto e la sua dichiarazione di consenso saranno collegate. Dynamics 365 consente di creare form che importano dati direttamente nel CRM su molti mezzi virtuali, tra cuI qualsiasi sito WordPress.
Dall’ultima release, tra le cento altre cose, si è anche approfondito il legame diretto tra Dynamics 365 e Linkedin. Dal punto di vista dei form c’è stata l’introduzione dei Lead Gen Form, che gestiscono in autonomia l’inserimento e la validazione dei dati.
Il caso dell’import da Mailchimp
Un classico strumento di raccolta dei lead è la newsletter. Facile da proporre, universale, attraente. Attraverso la gestione dei form di iscrizione si può fare in modo che con un semplice campo si possa prendere visione e importare il consenso GDPR nel CRM. Alcuni strumenti di newsletter si coordinano particolarmente bene, sincronizzandosi con Dynamics 365. Per esempio è il caso delle newsletter gestite con Mailchimp.
Mailchimp ha già un plugin costruito molto bene dalla Power Objects che trasporta i dati da Dynamics 365 alle newsletter e viceversa. Porta già molti dati:
- esporta da Dynamics 365 le liste di marketing e ne fa delle liste di invio mail di Mailchimp;
- coordina gli invii attraverso il calendario di Dynamics 365;
- importa i dati di visualizzazione e click delle mail;
Il problema è che la gestione dei dati degli utenti è unilaterale da Dynamics 365 e Mailchimp. Quindi se si tratta di importare un semplice dato come quello del consenso occorre usare un plugin. Il team Agevis ha costruito un plugin che importa il dato del consenso e lo aggiunge ai contatti /account di Dynamics 365. In questo modo basta usare i form di iscrizione della mail per avere il dato sempre aggiornato. Il pannello a disposizione dell’utente per la gestione dei propri dati aggiorna così automaticamente i consensi. Il tempo del data entry per questo caso viene azzerato! Così come il tempo di gestione del dato, perché se l’utente cambia idea, gli aggiornamenti del sistema sono istantanei. Qualora invece si avvicinasse la scadenza dei permessi, sarà sempre il plugin a dirci di ricontattare la persona o a farlo in automatico.
Perché un software deve semplificare la vita dell’utente!
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